Cumhuriyet tarihinin en önemli tanıklarından biri olan bu değerli koleksiyonun; hem fiziki hem de dijital olarak korunması ilkesi ile başlatılan çalışmalarda, sürdürülebilirliğin sağlanarak gelecek kuşaklara aktarılması; sadece Mudurnu’ya ve Mudurnululara ait yerel tarihin kayıt altına alınmasını ifade etmekten öte; genç Cumhuriyetin attığı adımların ve aştığı güçlüklerin belgesi olması münasebetiyle, çok daha büyük bir öneme sahiptir.
Bu sebepledir ki; Ahmet İzzet Bengiboz Koleksiyonunun fiziki varlığının yaşatılması ile ömrünün sağlıklı ve uzun olması, yapılan koruma çalışmalarında önceliği oluşturmuştur.
Mudurnu İlçe Halk Eğitim Merkezi arşivinde saklanan koleksiyon, girişimler sonucunda resmi olarak Mudurnu Kaymakamlığı envanterine Kaymakamlık personelince kayıt edilmiştir.
Mevcut kayıtlar, koleksiyon üzerinde yapılan inceleme çalışmaları sonucunda; kondisyon durumları, ölçüleri, tasnif ve tarif çalışmaları, kırılmış olan eserlerin tespiti ve parça sayıları gibi ayrıntıların eklenmesi ile geliştirilmiştir.
Işıklı masa üzerinde yürütülen envanter detaylandırma çalışmaları ; Cam Negatiflerin her bir ayrıntısının gözlemlenmesi, yumuşak uçlu kıl fırça ve Puar desteği ile temizlenmesi ve yüzeylerindeki kir tabakasının arındırılması uygulamaları ile devam ettirilmiştir. Önleyici ya da Pasif Konservasyon başlığı altında uygulanan işlemlerde, kırık parçalara yapıştırma işlemi yapılmamıştır.
Eserlerin, sağlıklı ortamda saklanarak daha uzun ömürlü hale getirilmesi amacıyla; Afet Riskleri Tablosu önderliğinde , önceliği güvenli alan bulunmasına verilen çalışmalarda, Mudurnu Kaymakamlığındaki Arşiv Odasının; yerleşke, cephe , güneşe karşı konum, su kaynaklarına uzaklık ve diğer ideal nem – sıcaklık değerlerinin uygunluğu bakımından, Ahmet İzzet Bengiboz koleksiyonuna ev sahipliği yapmasına karar verilmiştir.
Işık kaynaklarının, yalıtılmasının ardından, bulunulan şehrin, ilçenin, hatta lokasyonun da özel durumları göz önünde bulundurularak, yılın en sıcak ayında yapılan ölçümler sonucunda; iç mekan bağıl neminin %33, sıcaklığın ise 28°C olduğu görülmüştür. Cam Negatifler için belirlenmiş ideal ortam koşulları için mikroklimal alan yaratılması çalışmalarında; Konservasyon İlkeleri gereğince hassas olarak nitelendirilen gruplarda %50 ±5 nem oranı ideal olarak belirtilmişse de Library of Congress de cam negatifler için saklanma koşulu olarak ; %30 - %40 aralığında nem oranı tavsiye edilmiştir. Bu bilgiler ışığında belirlenen alanın ideal nem oran aralığı içerisinde olduğu anlaşılmıştır. Yine hassas eser saklama koşullarında 20°C ± 2°C olarak belirtilen sıcaklık değerlerinin, konumlandırma alanında yüksek olduğu görülmüş, sıcaklığı yılın her ayında sabit tutabilmek adına, alana iklimlendirme cihazı eklemlenmiştir. Ortam koşullarının takip edilebilmesi amacı ile alanın farklı noktalarına; nem ve sıcaklık bilgisi veren cihazlar konumlandırılmıştır.
Güneş ışığı ve aydınlatma elemanlarının direkt etkisinden uzak olarak yerleştirilen ve depolanan eserler için; manuel destek ile taze havalandırma mekanizmasının, tamamen devre dışı bırakılmaması ile de ideal yaşam zemini oluşturulmuştur.
Her bir eser; kendilerine uygun ölçülerde ve tamamen asitsiz malzemeden üretilmiş dört yönden açılabilen ve inceleme kolaylığı sağlayan zarflar, yine kullanım kolaylığı arz eden asitsiz karton kutular ve paslanmaz çelik arşiv dolapları içerisine belirtilen sıra dahilinde yerleştirilmiştir. Böylelikle, eserlerin birbirlerine teması engellenmiş ve tehlike içeren hareketlilikten uzaklaşılmıştır. Eserlerin yerleştirilmesi işlemleri sırasında; pamuk eldiven ve nitril eldiven kullanılarak materyale temas engellenmiştir.
Direkt eser ile çalışmak isteyen görevliler ve araştırmacılar için; kullanım kolaylığı sağlamak adına, her bir eserin üzerine etiketi yapıştırılmıştır. Bu hızlı bilgilendirme etiketi ile; konu dahilinde olmayan esere müdahalenin ve temasın azaltılması hedeflenmiştir.
Çok parçalı durumdaki eserler, yine aynı zarf içerisinde depolanmış, gelecek zamanda uygulanma ihtimali olan aktif konservasyon öncesinde, çalışacak uzman için kolaylık sağlanması düşünülmüştür. Hasarlı parçaların ve eserlerin üzerinde belirlenmiş; fiziki, kimyasal ve biyolojik bozulmaların her birinin; envanter üzerinde tarihlerinin belirtilmesi ile yine aynı mantıkla gelecek çalışmalara ışık tutması hedeflenmiştir.
Oksidasyon, tabakalara ayrılma, çizilme, kırılma ve aşınmaya karşı son derece hassas olan cam negatiflere; çıplak elle temas sonucu, eldeki yağ ve asitlerin bu hassas eserler üzerinde geri dönüşü olmayan hasarlar bırakmasının engellenmesi amacı ile yeniden düzenlenen arşiv ve depolama alanında, araştırmacıların ve görevlilerin kullanımına sunulmuş, pamuk eldiven, nitril eldiven ile birlikte ışıklı tabla ve çalışma masasından oluşan bir alan yaratılmıştır.
Her bir cam negatifin dijitalleştirilmesi ile hem materyalin korunması hem ilgili ve araştırmacıların koleksiyona erişiminin kolaylaştırılması hem de böylelikle bilginin gelecek kuşaklara aktarılmasının garantisi sağlanmıştır.